دستگاه های کپی معمولا در اداره ها یا سازمان های بسیار پر رفت و آمد مورد استفاده قرار می گیرند و در نتیجه باید مجهز به یک سری قابلیت های امنیتی باشند تا هر کسی نتواند بدون اجازه از این دستگاه ها استفاده کند. به همین جهت در دستگاه های کپی قابلیتی جهت تعیین رمز در نظر گرفته شده است. در دستگاه های کپی شارپ نیز می توان با رمز گذاری روی این دستگاه ها، در محیط های عمومی دسترسی به آن را محدود کرد. رمزگذاری بر روی دستگاه کپی شارپ در صورتی امکان پذیر است که دستگاه مورد نظر از این قابلیت بهره مند باشد.
نکته مهم این که در صورت بهره مندی دستگاه از این ویژگی این امکان وجود دارد تا 20 رمز مختلف برای هر کاربر به صورت جداگانه تعیین شود. مورد بعدی در این اعمال محدودیت ها، امکان تعیین تعداد کپی مجاز برای هریک از این کاربران است. در نتیجه قطعا تعیین رمز برای دستگاه های کپی مزیت های زیادی دارد. در این آموزش می خواهیم نحوه رمزگذاری روی دستگاه کپی شارپ را به صورت کامل توضیح دهیم.
آموزش رمزگذاری روی دستگاه کپی شارپ
حال که با کارایی و اهمیت گذاشتن رمز روی فتوکپی شارپ آشنا شدیم، در صورتی که رمزگذاری جزو امکانات دستگاه کپی شارپ مورد نظر است می توان با انجام مراحل انجام زیر برای دستگاه کپی مورد استفاده رمز عبور تعیین کرد:
- در قدم اول روی دستگاه گزینه منو یا setup را انتخاب کنید تا وارد منوی تنظیمات کپی شارپ شوید.
- حال در بین گزینه هایی که داخل پنل دستگاه مشاهده می کنید، گزینه system step را انتخاب نمایید.
- در ادامه در بین گزینه ها روی بخش administration کلیک کرده و در ادامه product security را انتخاب کنید.
- حال این بخش را روی حالت on یا فعال قرار دهید تا به این ترتیب امکان رمزگذاری بر روی دستگاه کپی شارپ برای شما فعال شود.
- با فعال شدن این قابلیت می توانید رمز عبور مد نظر را تعیین کرده و در نهایت تغییرات اعمال شده را ذخیره کنید.
توجه داشته باشید که تمامی این مراحل تنها توسط کاربر ادمین قابل اجرا بوده و سایر کاربران امکان دسترسی به این قابلیت و تغییر تنظیمات اعمال شده را ندارند.
ویدئوی آموزش رمز گذاشتن روی فتوکپی شارپ
در مراحلی که در بالا توضیح داده شد، متوجه شدید که رمزگذاری بر روی دستگاه کپی شارپ کار چندان پیچیده ای نیست. نکته مهم تر این که با استفاده از برنامه های مختلف موجود روی دستگاه می توان رمزگذاری را برای هر کاربر به صورت جداگانه نیز انجام داد و با اختصاص نام کاربری، شماره کاربری، رمز عبور مجزا و تعریف برنامه ها برای هر کاربر، تنظیمات بهینه تری را در دستگاه اعمال کرد.
برای آشنایی بهتر با نحوه انجام تمام این کارها و در صورتی که به جزئیات بیشتری در خصوص رمز گذاری روی کپی sharp نیاز دارید، می توانید از ویدئوی آموزشی که در زیر برای شما قرار داده شده است، کمک بگیرید و تمامی مراحل را به صورت تصویری نیز مشاهده نمایید.
در صورت فراموشی رمز تعیین شده در کپی شارپ چه باید کرد؟
بعد از رمزگذاری بر روی دستگاه کپی شارپ ممکن است برخی از کاربران یا حتی کاربر ادمین رمز عبور ست شده روی دستگاه را فراموش کنند. در این شرایط قطعا رمز تعیین شده دردسر ساز خواهد شد. اما در صورت فراموش کردن این رمز می توان با دنبال کردن مراحل زیر مشکل به وجود آمده را حل کرد:
- در قدم اول کپی را خاموش کرده و سپس با استفاده از دکمه های روی نمایشگر دستگاه را روشن کنید. در صورت داشتن صفحه کلید روی دستگاه از دکمه های ضربدر و فلشی که به سمت راست است برای روشن کردن دستگاه کپی استفاده کنید. در نمایشگرهای لمسی نیز سمت راست و پایین صفحه را با دست گرفته و به این شکل دستگاه کپی را روشن کنید.
- این دکمه ها یا نمایشگر لمسی را تا زمانی که پیغام Permanent Storage Init در منوی دستگاه نمایش داده شود نگه دارید.
- بعد از دیدن این پیام دکمه ها یا صفحه نمایش را رها کنید.
- به این ترتیب دستگاه به تنظیمات اولیه خود باز می گردد و به اصطلاح ریست می شود. در صورت لزوم می توانید از کد ریست دستگاه کپی شارپ نیز برای ریست کردن تمامی تنظیمات اعمال شده روی دستگاه، اعم از رمز های تعیین شده استفاده کنید.
اهمیت گذاشتن پسورد بر روی دستگاه کپی شارپ
گذاشتن پسورد بر روی دستگاه کپی شارپ اهمیت زیادی دارد، زیرا این اقدام امنیتی از دسترسی غیرمجاز به تنظیمات و اطلاعات حساس دستگاه جلوگیری می‌کند. بدون رمز عبور، هر کسی می‌تواند به راحتی تنظیمات دستگاه را تغییر دهد، به اسناد و چاپ‌های قبلی دسترسی پیدا کند و حتی از دستگاه برای اهداف شخصی یا غیرمجاز استفاده کند. با قرار دادن پسورد، علاوه بر حفظ امنیت اطلاعات و اسناد، از سوءاستفاده و تغییرات غیرمجاز نیز جلوگیری می‌شود و کنترل بیشتری بر روی استفاده از دستگاه خواهید داشت. این اقدام ساده اما موثر به محافظت از داده‌های حساس و حفظ حریم خصوصی سازمان کمک می‌کند.
