انواع ماشین های اداری ، مجموعه دستگاه هایی هستند که برای انجام دادن اموری همچون چاپ محتوا (عکس و متن) کپی گرفتن از اسناد، ارسال سند به مسافت های دور، اسکن کردن اسناد و اقداماتی از این دست کاربرد دارند. در گذشته انواع ماشین های اداری محدود به دستگاه کپی و پرینتر و چنین دستگاه هایی بودند. اما امروزه و به دنبال پیدایش نیازهای مختلف در حوزه امور اداری و دانشجویی، ماشین های اداری یک مجموعه بزرگ و گسترده محسوب می شوند.
تعمیر ماشین های اداری هم حوزه بسیار مهمی است که از شارژ کارتریج تا سرویس دستگاه ها و ترمیم و تعویض قطعات آنها را شامل می شود. اگر می خواهید یک شرکت، دفتر فنی، کافی نت یا چنین مراکزی را راه اندازی کنید، باید با ماشین های اداری و کاربرد آنها آشنایی داشته باشید. این مقاله به شما کمک می کند دستگاه هایی را خریداری کنید که برای کسب و کار شما مناسب بوده و بیشترین کارایی را دارند.
بیشتر بخوانید: پرینتر رنگی بخرم یا سیاه و سفید
انواع ماشین های اداری در یک نگاه
دستگاه کپی
شاید بتوان گفت که مشهورترین و پرکاربردترین عضو در خانواده انواع ماشین های اداری، دستگاه کپی است. دستگاه های کپی آمدند تا دیگر شخصی به نام کاتب در ادارات حضور نداشته باشد! در حالی که کاتب باید اسناد را با دست رونویسی می کرد، دستگاه فتوکپی، که در اوایل با عنوان زیراکس هم شناخته میشد، چندین نسخه از یک سند را در مدت زمان کوتاهی کپی میگرفت.
صنعت تولید دستگاه کپی روز به روز پیشرفت کرد و امروزه شاهد تولید دستگاه های فتوکپی هستیم که در چند دقیقه، هزاران نسخه کپی شده از یک سند را به صورت رنگی یا سیاه و سفید چاپ می کنند. ماشین چاپ در اوایل قرن ۱۵ توسط یوهانس گوتنبرگ ابداع شد اما استفاده از آن چندان متداول نشد. بعدها که دستگاه های بزرگ تر با ظرفیت چاپ بالاتر تولید و عرضه شدند، فتوکپی به یکی از ارکان اصلی هر شرکت، اداره، سازمان، دفتر فنی و … تبدیل شد. تعمیر دستگاه کپی هم رفته رفته به یک شغل پردرآمد تبدیل شد و افراد زیادی در این زمینه مشغول به کار شدند.
پرینتر
بدون شک در مراکز چاپ و ادارات، پرینترهای مختلفی را با برندهای شناخته شده دیده اید. دستگاهی که اسناد را از رایانه و لپ تاپ و بعضا موبایل، در نسخه های بالا چاپ می کند. پرینتر یا چاپگر به کاربران این امکان را می دهد که یک عکس یا نوشته را که فایل آن در رایانه ذخیره شده است، چاپ کنند. امروزه پرینترهای رنگی، سیاه و سفید، لیزری، جوهرافشان و … در ابعاد مختلف تولید و عرضه می شوند که هریک کاربری مخصوص به خود را دارند.
معمولا چاپگرهای جوهرافشان برای چاپ عکس بهتر است و پرینتر لیزری، برای چاپ متن های نوشتاری بهتر عمل می کند. در میان انواع ماشین های اداری، پرینترها تقریبا بیشترین تنوع مدل و برند را دارند. از نظر ساختاری، پرینتر بسیار شبیه به دستگاه کپی است و نوع کارتریج، ظرفیت کار و برخی ویژگی های دیگر این دو دستگاه باهم متفاوت هستند. به همین دلیل بسیاری از تکنسین های تعمیر پرینتر، توانایی ترمیم دستگاه های فتوکپی را نیز دارند.
اسکنر
تابحال شده بخواهید یک سند یا عکس را به یک فایل ذخیره شده در رایانه تبدیل کنید؟ مثلا بخواهید از عکس های قدیمی تان یک آلبوم دیجیتال تهیه کنید تا نسخه کاغذی شان دست و پاگیر نباشد؟ اسکنر همان دستگاهی است که این کار را انجام می دهد. این مدل از ماشین های اداری، عکس اسناد را به صورت واضح، به رایانه منتقل می کند. در ثبت نام کنکور و آزمون های مختلفی که نام نویسی آنها به صورت اینترنتی انجام می شود، اسکنر دستگاه مفیدی است. همچنین اگر بخواهید نسخه الکتریکی از یک سند را به شخص یا سازمانی ایمیل کنید، باید با یک اسکنر، آن سند را به یک فایل دیجیتالی تبدیل کنید. البته امروزه اسکنر کمتر کاربرد دارد اما در سازمان های بزرگ و بسیاری مراکز دیگر، همچنان جایگزینی برای این دستگاه پیدا نشده است.
پیشنهاد سایت: آموزش تنظیمات پرینتر در مرورگر کروم
ویدئو پروژکتور
به جرات می توان گفت که یکی از بهترین و مفیدترین ماشین های اداری، ویدئو پروژکتور است. این دستگاه به شما کمک می کند که یک فیلم، عکس یا فایل به خصوص را که در گوشی یا موبایل ذخیره کرده اید، به سادگی برای تعداد زیادی از افراد نمایش دهید. مثلا وقتی در دانشگاه یا یک جلسه کاری باید توضیحاتی را برای حاضرین ارائه دهید، از طریق پروژکتور می توانید تصاویر مورد نظرتان را روی یک پرده سفید بزرگ به نمایش درآورید. ویدئوپروژکتورهای جدید به قابلیت اتصال بی سیم یا وایرلس مجهز هستند و می توان بدون کابل و سیم کشی، اطلاعات را از رایانه یا موبایل و تبلت به آنها منتقل کرد.
چرا استفاده از انواع ماشین های اداری لازم است؟
استفاده از ماشین‌های اداری مانند پرینتر، فتوکپی، اسکنر و فکس در محیط‌های کاری به دلایل زیادی ضروری است. این دستگاه‌ها باعث بهبود سرعت و کارایی در انجام کارهای روزانه می‌شوند و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهند. به‌علاوه، انجام کارهایی مثل چاپ اسناد، کپی سریع مدارک و اسکن اسناد دیجیتالی به‌صورت حرفه‌ای و دقیق، بدون نیاز به زمان و هزینه اضافی، از مزایای اصلی این دستگاه‌ها است. با داشتن این تجهیزات، کسب‌وکارها فعالیت های اداری خود را بهینه کرده و از اتلاف وقت جلوگیری می نمایند.
